I.
Pilihlah jawaban yang benar.
1.
PT
Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama
tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT sadewa
merupakan surat...
a.
Masuk d. biasa
b.
Keluar e. rahasia
c.
penting
2.
prosedur
penanganan surat masuk dalam ola gabungan sentralisasi dan desentraisasi
adalah...
a.
penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyampaian
b.
penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan
c.
penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyimpanan
d.
penerimaan-penyortiran-pencatatan-pengarahan-penyimpanan
3.
buku
yang digunakan untuk penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat kepada
orangpihak yang berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku...
a.
agenda
b.
ekspedisi
eksteren
c.
kartu
kendali
d.
disposisi
e.
ekspedisi
ekstern
4.
surat
tertanggal 29 November 2010 dari PT Sari Rahayu, telah diterima tiga hari
kemudian oleh Ayla (Pencatat surat PT Taruna Abadi). Pada kolom tanggal terima
di buku agenda surat masuk, aAlya mencatat dengan tanggal...
a.
3
desember 2010
b.
2
Desember 2010
c.
1
Desember 2010
d.
29
November 2010
e.
26
November 2010
5.
Lembar
isian yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang sifatnya
penting adalah...
a.
Buku
agenda e. Kartu tunjuk silang
b.
Lembar
disposisi
c.
Kartu
kendali
d.
Kartu
indeks
6.
Informasi
yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Hal ini
merupakan salah satu kriteria dari surat...
a.
Penting d. resmi
b.
Biasa e. Sangat rahasia
c.
rahasia
7.
di
lembar kartu kendali, pada kolom pengolah diisi dengan...
a.
nama
arsiparis
b.
nama
juru terima
c.
nama
pejabat dalam suatu unit kerja
d.
nama
pencatat surat
e.
nama
unit kerja
8.
terdapat
surat lamaran kerja atas nama Drs. Bambang Purnomo. Jika surat dicatat dengan
menggunakan sistem katu kendali, pengisian yang paling tepat pada kolom
pengolah adalah...
a.
Drs.
Bambang Purnomo
b.
Lamaran
kerja
c.
Kepala
bagian kepegawaian
d.
Bagian
kepegawaian
e.
Penata
arsip
9.
Pada
prosedur penanganan surat masuk penting pola sentralisasi, digunakan kartu
kendali rangkap tiga. Kartu kendali I disimpan oleh...
a.
Penata
arsip d. Pencatat
surat
b.
Pengarah
surat e. Juru terima
c.
Pengolah
surat
10. Dalam prosedur surat masuk siste kartu
kendali, setelah surat dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga. Surat beserta
kartu kendali II dan III diserahkan kepada...
a.
Pengarah
surat d. sekretaris
b.
Penata
arsip e. pimpinan
c.
Pengolah
surat
11. Pembuatan konsep. Persetujuan konsep,
pengetikan, penandatanganan dan pengiriman surat merupakan prosedur dari
pengurusan surat...
a.
Masuk d. biasa
b.
Keluar e. rahasia
c.
Penting
12. pihak yang menyimpan kartu kendali I saat
pengurusan surat keluar penting adalah...
a.
Pencatat
surat d. Penata arsip
b.
Pengarah
surat e. Unit pengolah
c.
Penerima
surat
13. Selain pimpinan, pihak yang dapat membuat
surat keluar rahasia adalah...
a.
Staf
administrasi
b.
Semua
pegawai
c.
Bagian
tata usaha
d.
Orang
yang ditunjuk pimpinan
e.
sekretaris
14. jika juru tik menemukan suatu kalimat yag
diragukan (kurang jelas) pada konsep surat, tindakan yang paling tepat
dilakukan adalah...
a.
membetulkan
sendiri
b.
diketik
apa adanya
c.
menanyakan
kepada konseptor
d.
bertanya
kepada orang lain
e.
bertanya
kepada pimpinan
15. suratnya relatif singkat dan tidak perlu
disimpan lama, adalah ciri-ciri dari surat...
a.
pribadi d. Penting
b.
biasa e. rahasia
c.
dinas
16. hari ini, PT Wiyata Mandala mengirimkan sebuah
urat untuk PT Cahaya Abadi. Surat tersebut disebut surat...
a.
penting d.
keluar
b.
masuk e. biasa
c.
niaga
17. pihak yang menyimpan surat tembusan atau
kopi surat pada pengurusan surat keluar rahasia ialah...
a.
unit
pengolah d. Pengarah surat
b.
penata
arsip e. Pencatat surat
c.
pimpinan
18. format yang digunakan pada penanganan surat
mask rahasia pada pola sentralisasi adalah...
a.
lembar
disposisi
b.
Krtu
kendali
c.
Lembar
pengantar surat rahasia
d.
Lembar
pengantar surat biasa
e.
Lembar
pengantar
19. Tanda perstujuan pimpinan terhadap konsep
surat yang akan diketik adalah...
a.
File d. U.p.
b.
Acc e. catatan
c.
Dep
20. Lembar isian untuk mencatat intruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima, adalah
lembar...
a.
Disposisi d. Secretaries deskfile
b.
Ekspedisi e. Blanko
c.
Formulir
II.
ESSAY
1.
Apa
yang dimaksud dengan srat masuk?
2.
Apa
yang dimaksud dngan surat keluar?
3.
Jumlah
surat yang banyak jika tidak ditangani dengan baik tentunya dapat mrugikan
banyak pihak, khususnya bagi kantor yang brsangkutan. Apa saja
kerugian-kerugian tersebut ?
4.
Apa
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik?
5.
Dalam
penyelenggaraan kegiatan administrasi ada 3 pola yang digunakan, sebutkan!
6.
Apa
yang dimaksud dengan sistem buku agenda?
7.
Apa
saja langkah-langkah penanganan surat masuk pola sntralisasi sistem buku
agenda!
8.
Apa
yang dimaksud dengan kartu kendali?
9.
Apa
fungsi dari kartu kendali?
10.
Apa
keuntungan menggunakan kartu kendali?
III.
Uraian
1.
Gambarkan
bagan alur kerja penanganan surat masuk rahasia!
2.
Sebutkan
perbedaan antara penanganan surat dengan menggunakan sistem buku agenda dan
penanganan surat dengan menggunakan kartu kendali?
3.
Sebutkan
kategori surat biasa?
4.
Apabila
pimpinan/atasan sudah menuliskan dispisisi surat, ada tigs kemungkinan tindak
lanjut dari disposisi surat sebutkan!
Sebutkan
langkah-langkah penanganan surat masu
Tidak ada komentar :
Posting Komentar